La respuesta corta para España: cuatro años para todo lo que tenga que ver con Hacienda, cinco años para contratos y deudas civiles, tres años para las garantías de lo que compras, y siempre para los documentos vitales. El resto —recibos de luz, tickets del supermercado, folletos de instrucciones— se puede tirar en cuanto compruebas que el cobro es correcto.
Cada plazo tiene detrás una norma concreta, y saber cuál es te ahorra discusiones y metros de archivador. Aquí van uno por uno.
Hacienda: cuatro años, y a veces más
El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija la prescripción en cuatro años, contados desde que termina el plazo voluntario de presentación. Si presentaste la renta de un ejercicio en junio, esos cuatro años empiezan a contar al final de la campaña, no el día que la enviaste.
Guarda la declaración y sus justificantes —certificados de retenciones, donativos, recibos de la hipoteca si aplicas deducción— ese periodo completo. Hay dos casos en los que hay que guardar más:
- Deducciones o pérdidas que arrastras varios ejercicios: los cuatro años cuentan desde el último ejercicio en que las aplicas, no desde el primero.
- Bienes que algún día venderás: las facturas de compra y de reforma de una vivienda sirven para calcular la ganancia patrimonial. Esas se guardan mientras seas propietario y cuatro años más después de vender.
Nóminas, contratos y vida laboral
Las reclamaciones laborales de cantidad prescriben en un año (art. 59 del Estatuto de los Trabajadores). Ese es el plazo legal, pero es el peor consejo posible de archivo: las nóminas también acreditan lo cotizado y aparecen cuando se calcula una pensión o cuando el informe de vida laboral tiene un hueco.
El mínimo práctico es conservarlas hasta cuadrar la renta del año. Lo razonable es guardarlas toda la vida laboral en digital, junto con los contratos, los finiquitos y las cartas de despido. Ocupan casi nada y son irreemplazables si la empresa desaparece. Contrasta de vez en cuando con tu informe de vida laboral.
Tabla rápida por documento
| Documento | Cuánto | Por qué | Original o copia |
|---|---|---|---|
| Renta y justificantes | 4 años | Prescripción, art. 66 LGT | Copia digital |
| Nóminas y contratos | Toda la vida laboral | Cotizaciones y pensión | Copia digital |
| Facturas de compras y garantías | 3 años (más si el bien es caro) | Garantía legal, TRLGDCU | Copia digital |
| Contrato y fianza de alquiler | Durante el contrato + 5 años | Art. 1964 CC | Original del contrato |
| Recibos de suministros | Hasta comprobar el cobro; uno reciente | Deudas: 5 años (3 en algunos casos, art. 1967 CC) | Copia digital |
| Escrituras, hipoteca, obras | Mientras seas propietario + 4 años tras vender | Hacienda y propiedad | Original |
| Seguros | Póliza vigente + 2 años tras el fin | Art. 23 Ley de Contrato de Seguro | Copia digital |
| Multas pagadas | 4 años | Prescripción de sanciones | Copia digital |
| Nacimiento, matrimonio, títulos | Siempre | Documentos vitales | Original |
Vivienda, alquiler y suministros
Si alquilas, guarda el contrato firmado con sus anexos, el inventario de entrada, el justificante del pago de la fianza y el de su depósito en el organismo autonómico, y los recibos de renta. Todo eso, durante el contrato y al menos cinco años después: la prescripción general de las acciones personales del artículo 1964 del Código Civil pasó de quince a cinco años en 2015.
Los recibos de suministros son el ejemplo clásico de papel que se acumula sin sentido. Basta con comprobar que el cargo es correcto y conservar uno reciente como prueba de domicilio. Las deudas de suministros prescriben a los cinco años, y algunas prestaciones periódicas a los tres (art. 1967).
Si eres propietario: escrituras, préstamo hipotecario, recibos y facturas de obras. Las de la reforma del baño de hace ocho años parecen basura hasta el día que vendes y hay que justificar el coste de mejora.
Seguros y garantías
La Ley de Contrato de Seguro fija en su artículo 23 la prescripción de las acciones: dos años en seguros de daños y cinco en seguros de personas. Guarda la póliza mientras esté vigente y un par de años después del fin, junto con los partes y peritajes de cualquier siniestro.
Las facturas de compra siguen el ritmo de la garantía legal: tres años para bienes nuevos, y más tiempo para lo caro, porque el seguro de hogar te las va a pedir si hay un robo o una inundación.
Si algo no está claro —una deducción rara, una deuda antigua, una herencia— consulta la fuente oficial o pregunta en la Agencia Tributaria o en una oficina de consumo antes de tirar nada. Destruir es la única operación irreversible del archivo doméstico.
Cómo guardarlo
Manual y sencillo: una carpeta por año para lo fiscal, una carpeta permanente para lo vital y una tercera para vivienda. Fotografía todo lo que llegue en papel el mismo día —los tickets térmicos se borran—, y pon una cita anual en el calendario, en enero, para tirar lo que ya ha cumplido plazo. En cómo organizar los papeles en casa está el sistema completo, y en cómo hacer copia de seguridad de los documentos importantes, la parte de respaldo.
Lo que Paperlock quita de ahí es el trabajo de clasificar y de recordar: lee la fecha y el importe del documento, lo archiva donde toca y, con los recordatorios activados, avisa 30 y 7 días antes de un vencimiento —y 6 meses antes en el caso del pasaporte y el DNI—. Para el inventario de la casa, el inventario de documentos del hogar te da la lista de partida.