Zaświadczenie o niekaralności to informacja z Krajowego Rejestru Karnego (KRK). Przez internet w systemie e-KRK kosztuje 20 zł, na papierze 30 zł, a Biuro realizuje wniosek w terminie do 7 dni. Przepisy o KRK nie określają terminu ważności zaświadczenia – tę datę ustala instytucja, która go od ciebie żąda. Rejestr wystawia zaświadczenie według stanu na dzień wydania, więc z datą wsteczną go nie dostaniesz.
- 20 złinformacja o osobie w wersji elektronicznej (e-KRK)
- 30 złinformacja o osobie na papierze
- do 7 dnitermin realizacji wniosku (liczony od następnego dnia)
- brakprzepisy o KRK nie określają terminu ważności zaświadczenia
Stan: październik 2026 · Źródło: Ministerstwo Sprawiedliwości, Krajowy Rejestr Karny, gov.pl (opłaty, e-KRK, pytania i odpowiedzi).
Ile kosztuje i ile trzeba czekać
Opłata za informację o osobie wynosi 20 zł przy wniosku elektronicznym i 30 zł przy papierowym – tyle samo za informację o podmiocie zbiorowym. Papierową opłatę wniesiesz przelewem na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości (w tytule: imię i nazwisko oraz data wystawienia z formularza), znakiem opłaty sądowej (także E-znakiem z portalu e-Płatności), gotówką w kasie Ministerstwa albo w kasie sądu. Opłatę za wniosek elektroniczny płacisz wyłącznie w systemie płatności w e-KRK.
Wnioski w e-KRK realizowane są w terminie 7 dni, liczonych od dnia następującego po dniu złożenia. W siedzibie Biura przy ul. Czerniakowskiej 100 w Warszawie termin to „bez zbędnej zwłoki, do 7 dni”, a jeśli sprawa wymaga wyjaśnienia – do jego zakończenia. Biuro zastrzega, że realizuje w ciągu dnia najwyżej 3 zapytania składane przez jedną osobę.
Zaświadczenie online w e-KRK
- Przygotuj podpiskwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym
- Załóż konto osoby fizycznej w e-KRKformularz rejestracyjny na stronie ekrk.ms.gov.pl; link aktywacyjny z e-maila działa 5 dni
- Wypełnij wniosekdane osoby i zakres informacji; przy pracy z dziećmi wskaż art. 21 ust. 3 ustawy Kamilka
- Zapłać 20 zł w systemieopłatę wnosi się wyłącznie przez elektroniczny system płatności w e-KRK
- Odbierz plik XMLodpowiedź w ciągu 7 dni; wydruk nie jest dokumentem, plik przekazujesz w oryginale
Stan: październik 2026 · Źródło: gov.pl, „Uzyskiwanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego drogą elektroniczną”.
W e-KRK potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Zakładasz konto osoby fizycznej na stronie e-KRK, aktywujesz je linkiem z e-maila (ważny 5 dni), wypełniasz wniosek i płacisz w systemie. Gdy odpowiedź jest gotowa, pobierasz ją w pliku .zip i potwierdzasz odbiór podpisem. Dokument ma postać pliku XML, podpisanego przez pracownika Biura, i nie wymaga pieczęci; wydruk nie jest dokumentem, więc przekazuj plik w oryginalnej postaci. Jak długo ważny jest profil zaufany i jak go przedłużyć, opisujemy w poradniku profil zaufany: ważność i przedłużenie.
Jeśli Biuro wezwie do uzupełnienia braków, masz na to 14 dni – po tym terminie wniosek zostanie pozostawiony bez rozpoznania; przy poprawce nie płacisz ponownie.
Wniosku nie wyślesz e-mailem, ePUAP-em, faksem ani przez e-Doręczenia – Rejestr przyjmuje tylko papier i e-KRK.
Na papierze: Warszawa lub punkt informacyjny
- Informacja o osobie – wniosek elektroniczny (e-KRK)
- 20 zł
- Informacja o osobie – wniosek papierowy
- 30 zł
- Wielojęzyczny formularz standardowy (załącznik)tylko dla obywateli polskich
- 17 zł
- Pełnomocnictwo – opłata skarbowa0 zł dla małżonka, rodzica, dziecka, rodzeństwa
- 17 zł
Stan: październik 2026 · Źródło: gov.pl, Krajowy Rejestr Karny (Opłaty; Pytania i odpowiedzi).
Pobierz formularz „zapytanie o udzielenie informacji o osobie”, wypełnij go, podpisz i załącz potwierdzenie opłaty. Możesz go złożyć osobiście w Biurze w Warszawie albo w jednym z Punktów Informacyjnych KRK, a także wysłać pocztą do dowolnego punktu lub Biura – miejsce zameldowania, zamieszkania czy siedziby nie ma znaczenia. Przy wizycie osobistej musisz mieć dokument ze zdjęciem. Biuro przyjmuje w poniedziałek 8:00–18:00 i od wtorku do piątku 8:15–16:00; od 11:00 do 11:20 trwa przerwa techniczna systemu.
Wniosek może złożyć za ciebie pełnomocnik: osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych. Pełnomocnictwo opłacasz 17 zł (zero dla małżonka, rodzica, dziecka, rodzeństwa), podpisujesz własnoręcznie i składasz w oryginale razem z zapytaniem.
Ważność zaświadczenia i pułapki
Przepisy o rejestrze nie przewidują terminu ważności zaświadczenia. Ile „stare” może być, wynika zwykle z aktu prawnego, który jest podstawą żądania – albo z wymogu pracodawcy, uczelni czy urzędu. Zanim kupisz zaświadczenie „na zapas”, zapytaj, którego terminu oczekują. Z perspektywy rejestru liczy się tylko jedno: stan prawny na dzień wydania informacji.
Pracodawca albo inna instytucja może sama wystąpić z zapytaniem do KRK, ale tylko wtedy, gdy wskaże w formularzu przepis prawa, z którego wynika wymóg niekaralności pracownika. Zaświadczenia wydawane są wyłącznie po polsku; tłumaczenie robisz na własną rękę, a apostille wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, nie KRK.
Praca z dziećmi: ustawa Kamilka
Od 15 lutego 2024 r. osoby dopuszczane do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, poradami psychologicznymi, sportem lub opieką nad małoletnimi muszą przedstawić informację z KRK w zakresie przestępstw z rozdziałów XIX i XXV Kodeksu karnego (w tym przeciwko wolności seksualnej i obyczajności), z art. 189a i 207 Kodeksu karnego oraz z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii. We wniosku w punkcie 13 wskazujesz art. 21 ust. 3 ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, a w punkcie 12 zaznaczasz Kartotekę karną i Kartotekę nieletnich. Opłata jest zwykła: 20 zł elektronicznie, 30 zł na papierze.
Jeśli w ostatnich 20 latach mieszkałeś w innym państwie niż Polska i państwo obywatelstwa, musisz podać, w których, i dołączyć wyciągi z tamtejszych rejestrów karnych obowiązujących przy pracy z dziećmi. Bezpłatnie dostają zaświadczenie m.in. wolontariusze – kandydaci na kierowników i wychowawców wypoczynku dzieci (z pismem organizatora) oraz kandydaci na ławników. O innych dokumentach na start w nowej pracy piszemy w poradniku nowa praca w Polsce.
Za granicą i w papierach
Mieszkając za granicą, możesz złożyć wniosek przez e-KRK (z podpisem kwalifikowanym lub potwierdzonym profilem zaufanym) albo pocztą z potwierdzeniem opłaty 30 zł i adresem odbioru; wysyłka za granicę nie kosztuje dodatkowo. Dla obywateli polskich dostępny jest standardowy formularz wielojęzyczny jako załącznik, za 17 zł.
Ręcznie: zapisz plik XML z e-KRK i datę jego wydania w jednym folderze z innymi zaświadczeniami – jak długo przechowywać które papiery, opisuje poradnik co trzymać i jak długo. Podobnie postępuj z odpisami aktów stanu cywilnego.
Paperlock przechowuje skany zaszyfrowane w telefonie, za Face ID, i odczytuje daty z dokumentów. Pytanie „kiedy wystawiono moje zaświadczenie z KRK?” dostaje odpowiedź razem z dokumentem – przyda się, gdy pracodawca zapyta o datę. Plik XML z e-KRK zachowaj osobno jako oryginał.
Opisujemy przepisy ogólne. W sprawie wpisu w rejestrze, zatarcia skazania albo nietypowego wymagania pracodawcy zapytaj Biuro Informacyjne KRK.